Datede paiement fixée par l’employeur. Si la périodicité est imposée par la loi, rien n’est fixé sur la date de . paiement du salaire qui demeure un choix de l’employeur. À noter qu’une fois une date de paiement choisie, celle-ci doit être respectée pour les échéances suivantes. Pratique du décalage de paie. Il est possible de payer les salaires sur le mois en cours, ou sur Selonle document concerné, la durée de conservation n’est pas identique. Vos documents sont accessibles dans votre espace personnel sur une durée de : 4 ans plus l’année en cours pour Historiquement l'employeur était tenu de conserver un double du bulletin de salaire (sous forme papier ou électronique) pendant au moins 5 ans. Mais la RGPD est venu apporter deux précisions : Le délai de conservation de 5 ans Laréforme du code du travail, dite loi El Khomri, prévoit que les entreprises pourront, dès 2017, émettre leurs bulletins de paie en format électronique, sans accord préalable du salarié. A partir du 1er janvier 2017, les employeurs pourront dématérialiser par défaut les bulletins de salaire, conformément à une disposition de la Bienque très attendu par les salariés, le bulletin de paie électronique (BPE) est encore finalement assez rarement la norme. Malgré un coût de mise à disposition globalement moins cher, le dispositif impose un certain nombre de nouvelles règles, dont le choix d’un outil de conservation, le fameux coffre-fort numérique. Lasaisie sur rémunération (ou saisie sur salaire) consiste à prélever une partie du salaire d'un salarié, quel que soit son contrat de travail, pour rembourser sa dette. L'employeur verse Décryptagede ce que cela implique pour les solutions de dématérialisation RH. Pour les DRH, le 12 mai 2009 est à marquer d’une pierre blanche : ce jour est celui de l’adoption d’une nouvelle loi permettant aux employeurs de proposer à leurs salariés de recevoir leurs bulletins de paie au format électronique, via une modification Cetoutil a été conçu comme une base de travail, à partir de laquelle le responsable du traitement peut mener sa propre analyse, selon les spécificités du traitement concerné et du contexte spécifique de la structure. Conservation des bulletins de salaire par l'employeur - Globalpaie Conservationdes bulletins de paie. Selon le choix des salariés d’accepter ou de refuser le BPE, les bulletins de paie sont soit archivés dans les Espaces Sécurisés de Conservation (Coffre-Fort Electronique) individuels de chacun, soit envoyés dans un dossier Windows pour impression et transmission sous format papier. 4. Lebulletin de paie dématérialisé doit comporter les mêmes mentions obligatoires que la fiche de salaire en version papier. Parmi les mentions obligatoires du bulletin de salaire, il est possible de citer : L’identification de 50e7xbP. Découvrez notre fiche juridique n°14! Les obligations employeur L’employeur est tenu légalement de conserver, pendant un délai minimum, certains documents pour faire face à d’éventuels contrôles de l’inspection du travail, de l’administration fiscale ou de l’Urssaf, ou à d’éventuelles actions en justice de la part des salariés. Pour les documents dont la conservation n’est pas imposée par les textes, il est conseillé de les conserver au moins jusqu’à l’expiration du délai de prescription applicable. La prescription civile de droit commun La prescription civile de droit commun est de 5 ans depuis la loi du 17 juin 2008 portant réforme de la prescription en matière civile. Toutefois, sauf exceptions, la prescription en droit du travail est de 2 ans pour les actions portant sur l’exécution du contrat de travail et de 12 mois pour toute action portant sur la rupture du contrat de travail. TEXTES DE RÉFÉRENCE Ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 Loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 Loi n° 2008-561 du 17 juin 2008 Documents à conserver pour d’éventuels contrôles de l’inspection du travail Dans cette catégorie de documents figurent notamment les registres dont la tenue est obligatoire et qui doivent pouvoir être présentés à tout moment aux agents chargés de veiller au respect du Code du travail et du Code de la sécurité sociale. L’employeur doit conserver – Pendant 5 ans Les documents concernant les observations et mises en demeure de l’inspection du travail ainsi que ceux concernant les vérifications et contrôles en matière de santé et de sécurité au travail et, en tout état de cause, ceux des 2 derniers contrôles ou vérifications art. D. 4711-3 CT. Les mentions portées sur le registre unique du personnel pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement art. R. 1221-26 CT. – Pendant 3 ans les documents permettant de comptabiliser le nombre de jours de travail accomplis par les salariés concernés par les conventions de forfait art. D. 3171-16, 3° CT. – Pendant 1 an Les documents permettant de comptabiliser les heures de travail accomplies par chaque salarié art. D. 3171-16, 1° CT, y compris dans le cas d’horaires individualisés. Le document récapitulant le nombre d’heures d’astreinte accompli chaque mois par le salarié ainsi que la compensation correspondante art. D. 3171-16, 2° CT. Documents à conserver pour d’éventuels contrôles de l’administration fiscale L’employeur doit conserver pendant 6 ans, mais de préférence plus longtemps, tous livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête ou de contrôle de l’administration. Ce délai de 6 ans court à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis art. L. 102 B, Livre des Procédures Fiscales, CGI. Sont concernés les déclarations TVA et impôts sur les BIC, ainsi que les livres obligatoires livre-journal, grand livre…. Documents à conserver pour d’éventuels contrôles de l’Urssaf Le contrôle de l’Urssaf permet de vérifier la bonne application des législations de Sécurité sociale et d’assurance chômage, de s’assurer de l’exactitude des déclarations et porte sur les cotisations et contributions non prescrites. Les cotisations et contributions sociales se prescrivent par 3 ans à compter de la fin de l’année civile au titre de laquelle elles sont dues art. L. 244-3 CSS. Il est donc conseillé de conserver les documents au minimum pendant 4 ans. A noter que, en matière de travail illégal, le contrôle de l’Urssaf peut s’exercer pendant 5 ans art. L. 244-11 CSS. Les agents de contrôle peuvent demander la production de plusieurs documents – les documents de fonctionnement habituel de l’entreprise tableau et bordereau récapitulatif de cotisation, DADS, justificatifs des réductions ou des exonérations de cotisations sociales, DPAE… ; – les documents comptables bilans et comptes d’exploitation, livres de comptabilité générale… ; – les documents bancaires talons de chèques, relevés bancaires… ; – les documents fiscaux doubles des déclarations fiscales…. Documents à conserver pour d’éventuelles actions en justice L’employeur doit également conserver certains documents pour faire face, le cas échéant, aux réclamations ou actions, tant civiles que publiques, émanant de salariés ou d’anciens salariés, des entreprises utilisatrices, ou encore de l’administration. Les délais de conservation des documents correspondent aux différents régimes de prescription, aussi bien civile que pénale. La prescription civile de droit commun est de 5 ans art. 2224 C. civ. Toutefois, en matière de droit du travail, sauf exceptions, la prescription de droit commun est de – 2 ans pour les actions portant sur l’exécution du contrat de travail ; – 12 mois pour les actions portant sur la rupture du contrat de travail art. L. 1471-1 CT S’agissant de la prescription pénale, il y a lieu de distinguer selon que l’infraction commise a la nature d’une contravention ou d’un délit. En effet, la prescription de l’action publique est d’un an révolu pour les contraventions et de 6 ans révolus pour les délits art. 9 et 8 C. proc. pén.. L’employeur doit conserver – Pendant 6 ans Il est donc recommandé de conserver pendant 6 ans les divers documents relatifs à la représentation du personnel procès-verbaux des élections et des réunions…. Le délit d’entrave constitutif du fait de porter ou de tenter de porter atteinte à la libre désignation des représentants du personnel IRP et DS ou à l’exercice régulier de leurs fonctions se prescrit par 6 ans art. 8 C. proc. Pén. – Pendant 5 ans Les documents relatifs à l’épargne salariale. – Pendant 3 ans L’action en paiement ou en répétition du salaire se prescrit par 3 ans à compter du jour où celui qui l’exerce a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer. La demande peut porter sur les sommes dues au titre des 3 dernières années à compter de ce jour ou, lorsque le contrat de travail est rompu, sur les sommes dues au titre des 3 années précédant la rupture du contrat art. L. 3245-1 CT. Par salaires, il faut entendre toutes les sommes qui, ayant leur cause dans la prestation de travail, ont la nature juridique d’une rémunération. Il s’agit notamment des primes, des accessoires de salaires, des indemnités de congés payés, de l’indemnité de préavis, de l’indemnité de fin de mission. – Pendant 2 ans Compte tenu de la prescription de 2 ans en matière d’exécution du contrat de travail art. L. 1471-1 CT, il est recommandé de conserver au moins pendant 2 ans tous les documents liés à l’exécution du contrat de travail dossier disciplinaire, entretiens d’évaluation, relevé d’heures, autorisations d’absence et justificatifs…. – Pendant 1 an Compte tenu de la prescription de 12 mois en matière de rupture du contrat de travail art. L. 1471-1 CT, il est recommandé de conserver au moins pendant 1 an le double du certificat de travail remis au salarié ; les documents relatifs aux indemnités légales ou conventionnelles de licenciement, aux dommages intérêts pour rupture abusive qui n’ont pas la nature d’un élément de rémunération… Principaux documents à conserver par les entreprises Documents relatifs aux dossiers de candidatures 1 Documents Délai de conservation CV Possibilité de conserver 2 ans maximum à compter du dernier contact avec le candidat Délibération n° 02-217 du 21 mars 2002 Copie de la carte d’identité Copie du titre autorisant un étranger à travailler en France Copie des diplômes, formations, titres professionnels… Numéro de Sécurité sociale copie de la carte vitale Possibilité de le conserver 1 an maximum 1 Il n’y a aucune obligation prévue par les textes de conserver les documents fournis par les candidats dans le cadre d’un processus de recrutement. Au contraire, et sauf dérogation, dès lors qu’il n’y a pas eu d’embauche suite à la procédure de recrutement, les entreprises sont tenues de supprimer toutes les données personnelles collectées. Les délais indiqués sont donc des durées de conservation maximum. Il est nécessaire de purger régulièrement vos fichiers et/ou dossiers de candidatures papier, et a minima de supprimer les données collectées à l’issue des délais indiqués. Documents relatifs à la conclusion et à l’exécution du contrat de travail Documents Délai de conservation Documents relatifs au respect par l’entreprise de ses obligations au titre du travail dissimulé DPAE, attestation sur l’honneur… art. L. 8221-5 CT Il est conseillé de conserver ces documents pendant une durée de 6 ans car le délit de travail dissimulé se prescrit par 6 ans art. 8 C. proc. pén. Accusé de réception de la DPAE Jusqu’à l’accomplissement de la DADS art. R. 1221-8 CT Contrat de travail des salariés Il est conseillé de conserver ces documents pendant 5 ans Contrat de professionnalisation Titre autorisant un étranger à travailler en France Il est conseillé de conserver ces documents pendant une durée de 6 ans car le délit de travail illégal se prescrit par 6 ans art. 8 C. proc. pén. Documents relatifs aux heures de travail effectuées par chaque salarié art. L. 3171-3 CT 1 an art. D. 3171-16 1° CT Il est conseillé de conserver ces documents pendant 2 ans. Suivi des périodes d’astreintes 1 an art. D. 3171-16 2° CT Il est conseillé de conserver ces documents pendant 2 ans. Documents relatifs aux heures de travail effectuées par chaque salarié concerné par une convention de forfait 3 ans art. D. 3171-16 3° CT Document de suivi des repos compensateurs annexé au bulletin de paie art. D. 3171-11 CT Il est conseillé de conserver ces documents pendant 2 ans. Registre des repos hebdomadaires particuliers du personnel art. R. 3172-2 CT Document mensuel établi pour chaque salarié et annexé au bulletin de paie lorsque les salariés ne sont pas occupés selon le même horaire collectif de travail affiché art. D. 3171-12 CT Total des heures de travail effectuées depuis le début de la période de référence en cas d’aménagement du temps de travail sur un document annexé au bulletin de paie art. D. 3171-13 CT Documents relatifs à l’organisation de l’entreprise Documents Délai de conservation Registre unique du personnel art. L. 1221-13 CT Les mentions portées sur ce registre doivent être conservées pendant au moins 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’entreprise art. R. 1221-26 CT Règlement intérieur art. L. 1311-2 CT Il est conseillé de conserver ce document pendant la durée de vie de l’établissement. Formation professionnelle déclaration, attestation de versement des cotisations Il est conseillé de conserver ces documents pendant 6 ans au titre de la prescription en matière fiscale art. L. 102 B LPF CGI Justificatifs d’affiliation et de paiement des cotisations aux caisses retraites complémentaires. Il est conseillé de conserver ces documents pendant 5 ans. Documents relatifs à l’hygiène, la santé et la sécurité des salariés Documents Délai de conservation Observations et mises en demeure de l’inspection du travail en matière de santé et de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques art. L. 4711-2 CT 5 ans art. D. 4711-3 CT et art. D. 4711-3 al. 2 CT Registre unique de sécurité art. L. 4711-5 CT Registre des AT bénins art. L. 441-4 CSS Copie des déclarations d’AT faites à la CPAM art. L. 441-2 CSS Attestation de suivi médical art. R. 4624-14 CT et avis d’aptitude ou d’inaptitude art. R. 4624-25 CT Il est conseillé de conserver ces documents pendant 2 ans. Copie des arrêts de travail Il est conseillé de conserver ces documents pendant 3 ans. Documents relatifs aux représentants du personnel Documents Délai de conservation Registre spécial des avis des représentants du personnel au CSE art. D. 4132-1 CT Il est conseillé de conserver ces documents pendant 6 ans au titre de la prescription en matière de délit d’entrave art. L. 2316-1 CT et art. L. 2317-1 CT et art. 8 C. proc. pén. Procès-verbaux des élections et des réunions des représentants du personnel Rapports établis par les représentants du personnel Documents relatifs à la paie et à la comptabilité Documents Délai de conservation Doubles des bulletins de paie 5 ans art. L. 3243-4 CT et art. L. 243-12 CSS Documents relatifs au paiement des cotisations de sécurité sociale 3 ans art. L. 244-3 CSS Le délai est porté à 5 ans en cas de contestation d’infraction de travail illégal par PV art. L. 244-11 CSS. Relevés de banque 5 ans art. L. 110-4 C. com. Talons de chèques Déclaration TVA et impôts sur BIC 6 ans art. L. 102 B LPF CGI Documents comptables factures clients et/ou fournisseurs 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable art. L. 123-22 al. 2 C. com. Livre comptable 10 ans à compter de la clôture du livre art. L. 123-22 al. 2 C. com. Documents relatifs à la rupture du contrat de travail Documents Délai de conservation Lettres de convocation à l’entretien préalable et de licenciement Il est conseillé de conserver ces documents pendant 1 an à compter du départ du salarié. Indemnités légales ou conventionnelles de licenciement Dommages et intérêts pour rupture abusive Transaction Certificat de travail art. L. 1234-19 CT Documents relatifs à la négociation Téléchargez la Fiche juridique en pdf Publications Fiches point de vue BULLETINS DE PAIE ELECTRONIQUES LA LOI DU 12 MAI 2009 Le Code du travail impose à tout employeur de remettre au salarié, lors de chaque versement de salaire, une pièce justificative dite "bulletin de paie", devant comporter certaines mentions obligatoires. Mais avec plus 200 millions de bulletins de paie imprimés, remis ou envoyés chaque année aux salariés du secteur privé, soit 17,6 millions de documents par mois, pour un coût moyen de fabrication entre 15 et 20 euros par bulletin de paie avec de surcroît un coût supplémentaire d'édition et de mise sous pli hors timbrage de 0,70 euros par bulletin, le nécessaire respect de l'exigence légale de l'article du Code du travail représente une charge non négligeable pour les entreprises. Bien que les bulletins de paie dématérialisés soient juridiquement possibles depuis 2004, date d'avènement de l'écrit électronique, le gouvernement puis le parlement avaient manifesté dès 2006 la volonté de donner aux salariés un cadre légal plus protecteur à la dématérialisation des bulletins de paie. C'est désormais chose faite. Depuis la loi n°2009-526 du 12 mai 2009, les employeurs assujettis au Code du travail peuvent désormais proposer à leurs salariés de recevoir leurs bulletins de paie sous forme électronique. Avec la loi du 12 mai 2009, la dématérialisation des bulletins de paie est désormais possible et mieux encadrée. Avec pour objectif de simplifier certaines dispositions et formalités applicables aux entreprises, et de réduire ou alléger la charge administrative pesant sur elles, la remise aux salariés de bulletins de paie sous forme électronique devrait permettre aux entreprises de réaliser une économie estimée à 145 millions d'euros. Si le nouveau cadre juridique propre aux bulletins de paie sous forme électronique instaure certaines protections et garanties en faveur des salariés, de nombreuses imprécisions rendent néanmoins ce texte délicat à appliquer. C'est pourquoi, et bien que la dématérialisation présente un certain nombre d'avantages pour les salariés, ces derniers semblent actuellement réservés envers les bulletins de paie électronique, face à l'évolution technologique galopante et l'aléa d'une conservation obligatoire d'informations numérisées pendant des années, voire des dizaines d'années. Les employeurs devront donc, s’ils désirent également profiter des avantages que procurent une telle solution, vaincre les réticences et mettre en place une politique d’archivage informatique fiable et sécurisée, assurant non seulement l’intégrité et la fiabilité des bulletins de paie, mais également la pérennité de l'archivage. I. LE NOUVEAU REGIME APPLICABLE AUX BULLETINS DE PAIE SOUS FORME ELECTRONIQUE La dématérialisation des bulletins de paie résulte de l’article 26 de la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures qui modifie le Code du travail. Il est ainsi ajouté à l’article du Code du travail un nouvel alinéa qui précise "Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux personnes mentionnées à l'article une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuées sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. […]". Si les nouvelles exigences légales paraissent, de prime abord, relativement claires accord nécessaire du salarié ; garantie d'intégrité des données figurant dans le document électronique, de nombreuses zones d’ombres apparaissent lorsque l'on cherche à mettre en place, sur un plan pratique, un système de remise de bulletins de paie sous forme électronique. 1/ L'article du Code du travail le nécessaire accord préalable du salarié à la remise d'un bulletin de paie électronique Il résulte de la loi que chaque salarié doit préalablement consentir à la remise d'un bulletin de paie sous forme électronique. L'édition d'un bulletin sous forme électronique reste donc subordonnée à un accord individuel et ne peut s'appliquer qu'aux salariés qui y ont consenti. L'édition de bulletins sous forme électronique demeure donc facultative, et les salariés peuvent continuer à se voir remettre des bulletins de paie sur support papier. Dans cette hypothèse, l'entreprise devra faire coexister l'édition classique de bulletins de paie sur support papier avec l'édition de bulletins sous forme électronique. Il reste alors à s'interroger sur la réalité du consentement du salarié, et sa capacité réelle à refuser un bulletin dématérialisé compte tenu du lien de subordination à l'égard de l'employeur. Il y aura lieu de même de s'interroger sur le mode de manifestation du consentement du salarié à la remise d'un bulletin de paie électronique. En effet, sous quelle forme devra s'exprimer l'accord du salarié manifestation expresse ou accord tacite ? support papier ou document électronique ? document signé électroniquement ? L'interrogation du salarié par l'employeur devra-t-elle être formalisée sur support papier ou sous forme électronique ? La loi ne le précise pas. L'entreprise devra pourtant se pré-constituer la preuve de l'accord préalable du salarié, notamment par le biais d’un document d’acceptation ou au moyen d’un avenant à son contrat de travail. La prudence sera donc de mise pour l'employeur. 2/ La preuve de la remise d'un bulletin de paie électronique Par ailleurs, l'employeur devra pouvoir apporter la preuve de la remise d'un bulletin de paie électronique. Sauf dispositions conventionnelles imposant une forme particulière de remise, l'employeur peut en principe librement décider du mode de remise des bulletins de paie remise en main propre, courrier postal, etc. Encore faute-il pouvoir en rapporter la preuve. Quelles seront alors les modalités concrètes de remise de ce bulletin dématérialisé au salarié ? Cette remise aura-t-elle lieu, par exemple, via l’adresse électronique professionnelle du salarié ? Auquel cas, il pourrait être recommandé pour l’employeur d’envoyer le courriel avec un accusé de réception, voire de lecture. Mais que prévoir si l'accusé de réception ou de lecture n'est pas retourné à l'employeur ? La remise aura-t-elle lieu au contraire sur un serveur spécifique de l’entreprise ? La loi ne s’exprime pas non plus sur la question. Ce qui n'est pas sans conséquence pour l'employeur car la remise des bulletins de paie est obligatoire. Et le défaut de remise d'un bulletin de paie est sanctionné d'une contravention de 3ème classe amende de euros pour les personnes morales, ce par infraction. 3/ L'article du Code du travail la nécessaire garantie de l'intégrité des données figurant dans le bulletin de paie électronique La garantie de l'intégrité des données a pour corollaire la valeur probante du bulletin de paie électronique. La loi impose simplement à l’employeur de garantir l’intégrité des bulletins de paie dématérialisés. Le format utilisé devra ainsi être non modifiable afin de garantir l'intangibilité des données. Ce qui induit la mise en place d'un système de sécurisation des données. En effet, le bulletin de salaire doit comporter un certain nombre d'informations qui ne doivent pouvoir être affectées ni modifiées nom et adresse de l'employeur, convention collective applicable, organisme collecteur des cotisations de sécurité sociale, nom, emploi et classification du salarié, nombre d'heures de travail; rémunération brute et nette du salarié, nature et montant des retenues CSG, CRDS, cotisations salariales, ajouts remboursements, etc. Or, pour qu’une telle intégrité de données soit garantie, le document dématérialisé doit être lisible, son contenu demeurer stable, et les opérations sur celui-ci pouvoir en tout état de cause être tracées. L'employeur devra par conséquent mettre en œuvre des outils de cryptographie répondant aux exigences d'authentification et de sécurité des données. Le gouvernement n'envisageant pas de prendre un décret d'application concernant ce texte, l'employeur devra mettre en œuvre des solutions conformes à la législation sur l'écrit sous forme électronique et la signature électronique. Les évolutions technologiques futures devront, en tout état de cause, se révéler sans incidence sur les conditions d'accès aux bulletins de paie. 4/ La garantie d'archivage des bulletins de paie La pérennité et la lisibilité dans le temps des bulletins de paie électroniques doivent par ailleurs être assurées. La loi impose en effet à tout employeur de conserver les bulletins de paie pendant cinq ans au regard du Code du travail article L3243-4 et du Code de la Sécurité Sociale mais 6 ans au regard du droit fiscal voire plus au regard des caisses de retraite.. Le salarié doit, quant à lui, conserver ses bulletins de salaire durant toute sa vie professionnelle, sans limitation de durée, et notamment pour les besoins de reconstitution de carrière ou de contentieux prud'homal. Qu’en est-il des modalités d’archivage des bulletins de paie et sur qui pèsera la charge de cet archivage en cas de litige ? En effet, si l’archivage est obligatoirement assuré par l’employeur durant cinq ans, quel sort sera réservé aux bulletins de paie au-delà de ces cinq années d’archivage obligatoire pour l’employeur ? Et comment se fera l’accès aux documents par le salarié ? Qui s’occupera de la gestion et assurera la sécurisation confidentialité de l’espace d’archivage alloué à celui-ci ? Quelles seront les conséquences d’une rupture du contrat de travail au regard de l'accès aux bulletins de paie archivés ? Qu'en sera-t-il de même en cas de disparition de l'employeur notamment par suite d'une liquidation judiciaire ? Autant de questions auxquelles la loi ne répond pas et qu’il conviendra pour l’employeur de traiter avant de proposer à ses salariés une remise dématérialisée de leurs bulletins de travail. En effet, le salarié ne pourra se contenter d'imprimer lui-même son bulletin de paie électronique. Cette impression papier n'étant d'une simple copie de l'écrit électronique original, la force probatoire de cette copie présente peu voire pas de valeur. Lors des débats parlementaires, il a été évoqué que l'employeur devrait se doter d'un "coffre-fort électronique", à savoir un logiciel sécurisé destiné à assurer la conservation des bulletins. il a de même été indiqué que les salariés pourraient stocker gratuitement leurs bulletins de paie dans l'espace privatif du site " ce qui laisse entendre que les solutions pratiques et pérennes pourraient notamment passer par des initiatives publiques. Si la loi comporte encore de nombreuses imprécisions, il sera malgré tout opportun, compte tenu de l’ensemble des avantages que comporte une telle solution, d’instaurer la dématérialisation des bulletins de paie et de l'appliquer au plus grand nombre. II. AVANTAGES DES BULLETINS DE PAIE SOUS FORME ELECTRONIQUE La dématérialisation des bulletins de paie présente en effet de réels avantages à la fois pour le salarié, pour l’employeur, et pour l’environnement. La dématérialisation des bulletins de paie constitue ainsi pour le salarié une protection contre les pertes déménagement, etc. ou les destructions incendie, etc. et accélère les transmissions auprès notamment des administrations. En outre, la dématérialisation permet une accessibilité immédiate auxdits bulletins de paie, ce y compris à distance, les démarches de plus en plus souvent réalisées en ligne se trouvant par suite facilitées. Par ailleurs, avec la mise en place d’une telle solution, la conservation se trouve davantage sécurisée, des coffres-forts électroniques avec contrôle d'accès succédant aux boites d’archives personnelles. Enfin, il convient de noter que l’utilisation de ces bulletins électroniques reste en tout point identique à l’utilisation papier, le Code civil assimilant l’écrit électronique à l’écrit papier notamment pour ce qui est de leur force probante. Mais la dématérialisation des bulletins de paie présente également des intérêts majeurs pour l’employeur. En effet, cette dématérialisation permet tout d’abord à l’employeur de réduire ses charges de façon substantielle, celui-ci n’ayant plus à imprimer et envoyer lesdits bulletins. Par ailleurs, l’accès et la production de documents se trouvent facilités en cas de bulletins de paie dématérialisés, ce qui est autant de temps gagné pour les services "ressources humaines" d’une entreprise. Enfin, la mise en place d’une telle solution informatique permet à l’entreprise de renvoyer d’elle une image innovante et dynamique. Enfin, la dématérialisation des bulletins de paie constitue un avantage majeur pour l’environnement puisqu’en réduisant les impressions, la mise en place d’une telle solution permet d'avoir un impact écologique fort. III. BULLETINS DE PAIE ELECTRONIQUES VAINCRE LES RETICENCES DES SALARIES Les employeurs qui souhaitent mettre en place des solutions de dématérialisation des bulletins de paie doivent convaincre les salariés de la sécurité du procédé retenu et de l’adaptation de celui-ci à leurs besoins en termes de pérennité. A cet égard, il conviendra de mettre en place une politique d’archivage électronique garantissant l’intégrité et la fiabilité des bulletins de paie dématérialisés 1. La mise en place d’une telle politique permet en effet d’assurer les salariés de l’admissibilité et de l’opposabilité de leurs bulletins de paie dématérialisés, notamment en cas de litiges 2. Enfin, la politique d’archivage choisie par l’employeur devra offrir aux salariés, et dans l’intérêt de ceux-ci, une solution pérenne 3. 1/ Mettre en place une politique d’archivage électronique garantissant l’intégrité et la fiabilité des bulletins de paie dématérialisés Les employeurs doivent garantir l’intégrité et la fiabilité des bulletins de paie dématérialisés, et mettre en place à cette occasion une politique d’archivage électronique sécurisée. Les employeurs peuvent, dans ce cadre, notamment se référer à la norme NF Z42-013 mars 2009 qui énonce un ensemble de spécifications concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d’en assurer la conservation et l’intégrité. Cette norme est destinée notamment aux entreprises qui souhaitent assurer la fiabilité et l’intégrité des documents archivés. 2/ Conditions d’admissibilité en justice des documents juridiques archivés la position actuelle de la jurisprudence La question de la valeur juridique d’un bulletin de paie dématérialisé en cas de contestation peut être rapprochée du récent arrêt de la Cour de Cassation du 4 décembre 2008 relatif notamment à l’admissibilité et l’opposabilité d’une décision électronique de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie CPAM de la Marne qui portait sur la reconnaissance du caractère professionnel d'un accident de travail. Aucun formalisme n’étant légalement imposé à la CPAM pour l’envoi de ladite décision, la CPAM de la Marne s’était exonérée d’un envoi en recommandé avec accusé de réception et avait adressé sa décision par voie électronique. L'employeur opposait quant à lui le fait que la décision de la CPAM ne lui était jamais parvenue. La CPAM de la Marne avait alors produit en justice une copie du courrier électronique prétendument envoyé. Cependant, la copie produite du courrier électronique comportait un logo que la CPAM de la Marne n’avait acquis qu’en 2004, alors que le courrier électronique litigieux était censé avoir été envoyé en 2003. La Cour de Cassation casse l’arrêt de la Cour d’Appel qui avait retenu que la preuve de l’envoi de la décision, en l’absence de formalisme particulier, pouvait être apportée par tous moyens et que le logo litigieux était sans incidence. En effet, la Cour de Cassation retient que les simples sauvegardes informatiques telles que celles prétendument réalisées par la CPAM de la Marne et ayant permis à celle-ci de produire en justice une soi-disant copie de la décision originale, ne permettent pas d’obtenir des copies fidèles et durables au sens des articles 1134 et 1348 du Code civil, et ne permettent pas de conserver les documents dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité au sens de l’article 1316-1 du Code effet, selon la Cour, de telles sauvegardes informatiques sont faites dans l’intérêt unique de l’entreprise et ne permettent pas de s’assurer contre d’éventuelles falsifications au profit de l’entreprise concernée. La Cour de Cassation conclut donc à la nécessité pour les entreprises de mettre en place des politiques d’archivage électronique garantissant la fiabilité et l’intégrité des documents conservés par l’entreprise. Il convient donc de retenir de cet arrêt que seuls les documents conservés dans le respect d’une politique d’archivage permettant d’assurer la fiabilité et l’intégrité des données, auront force probante et seront opposables en justice. 3/ Le choix de l'externalisation choisir un prestataire technique assurant une solution pérenne La pérennité de la solution proposée constitue un critère important que l’employeur doit prendre en compte avant de choisir un prestataire technique qui réalisera la dématérialisation des bulletins de paie de ses salariés. En effet, si la loi oblige les employeurs à un archivage d’un minimum de cinq ans Article du Code du travail, ces cinq années ne s’avèrent néanmoins pas suffisantes au regard des obligations légales de conservation pesant sur les salariés notamment au titre de la justification de leurs revenus lors de la mise à la retraite. Afin d’emporter leur conviction et leur accord concernant la dématérialisation de leurs bulletins de paie, il sera donc opportun de leur garantir une solution pérenne. En conclusion Il est désormais primordial pour les employeurs, ce d’autant plus depuis la nouvelle possibilité légale de remise aux salariés de bulletins de paie sous forme électronique, de mettre en place une politique d’archivage électronique permettant d’assurer la fiabilité et l’intégrité des données archivées. En effet, cela permettra d’obtenir la confiance des salariés et donc d’emporter plus facilement leur accord à la dématérialisation de leurs bulletins de paie. - Fiche point de vue octobre 2009 - © Mascré Heguy Associés - octobre 2009 Voir nos autres fiches point de vue consacrées à l'archivage des contrats électroniques, et aux points clés du contrat d'archivage électronique et nos publications sur l'archivage électronique Voir nos autres fiches point de vue consacrées au droit de l'informatique et au droit des nouvelles technologies de l'information Les formes du bulletin de paie La loi n°2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allégement des procédures a ouvert et rouvert de nombreux débats concernant la forme que doit prendre le bulletin de paie. Il est temps de tordre le cou à certaines fausses idées qui circulent et qui compliquent l’application de ce devoir de l’employeur. Cette formalité se situe aux articles L. 3243-1 à L. 3243-5 du code du travail et aux articles R. 3243-1 à R. 3243-6 du même code. En premier lieu, il est important de rappeler que quelque soit le travail, la nature et le montant de la rémunération, il est impératif de fournir un bulletin de paie. Ce bulletin n’a pas valeur de preuve quant au versement de l’intégralité du salaire puisque son acceptation sans protestation de l’employé ne vaut pas renonciation. Chaque bulletin doit connaître un double conservé pendant cinq années au moins par l’employeur. Cette conservation peut se faire sous forme dématérialisée électronique. I Les mentions obligatoires Le bulletin de salaire doit contenir impérativement certaines mentions Le nom, l’adresse et le numéro d’immatriculation de l’employeur et la désignation de l’établissement dont dépend le salarié La référence de l’organisme auquel l’employeur verse les cotisations de sécurité sociale L’intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, la référence au code du travail pour les dispositions relatives à la durée des congés payés du salarié et à la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail Le nom, l’emploi et la position hiérarchique du salarié La période et le nombre d’heures de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant, s’il y a lieu, les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires ou pour toute autre cause et en mentionnant le ou les taux appliqués aux heures correspondantes a La nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés dont la rémunération est déterminée sur la base d’un forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, d’un forfait annuel en heures ou en jours b L’indication de la nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n’est pas la durée du travail La nature et le montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales Le montant de la rémunération brute du salarié La nature et le montant de tous les ajouts et retenues réalisés sur la rémunération brute Le montant de la somme effectivement reçue par le salarié avec sa date de paiement Les dates de congé payés et le montant de l’indemnité correspondante, lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée Le montant de la prise en charge des frais de transport public ou des frais de transports personnels En outre, le bulletin doit comporter une mention incitant l’employé à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée. II Ce qui est facultatif La nature, le montant et le taux des cotisations et contributions patronales assises sur la rémunération brute peuvent être indiqués dans le bulletin de paie. Si ces mentions ne sont portées au bulletin de paie, l’employeur devra fournir ces renseignements au moins une fois par an dans un récapitulatif. Cependant, il semble que, sur un plan pratique, cette solution soit plus difficile à mettre en œuvre. Il sera donc préférable d’indiquer systématiquement ces mentions sur chaque bulletin. Dans le cas particulier des contrats de travail pour service rendu à domicile, les mentions concernant la position du salarié dans la classification conventionnelle qui lui est applicable, le montant de la rémunération brute du salarié, la nature et le montant des cotisations patronales de sécurité sociale assises sur cette rémunération brute ne sont pas obligatoires. Ensuite, il est assez courant de voir apparaître le nombre restant, pris durant l’année et acquis de jours de congés payés. Là encore, rien d’obligatoire. Les dates et le montant de l’indemnité correspondante ne doivent être indiqués que s’ils sont pris pendant la période considérée. Il en est de même pour les autres mentions d’usage non précédemment citées comme impératives. III Des mentions prohibées Il est interdit de faire mention sur le bulletin de paie de l’exercice du droit de grève de l’activité de représentation des salariés La nature et le montant de la rémunération de l’activité de représentation figurent sur une fiche annexée au bulletin de paie IV Y a-t-il des formalités supplémentaires ? Le bulletin de paie est le plus souvent rédigé sur papier. Une forme dématérialisée » est aujourd’hui possible en produisant un bulletin de paie électronique. A ce sujet Paye dématérialisée ce que l’on ne vous a pas dit Il faut savoir que les textes ne prévoient pas d’autres formalités pour le bulletin de paie. En effet, celui-ci n’a pas besoin d’être rédigé en couleur, il peut être manuscrit, imprimé sur n’importe quelle sorte de papier et la signature de l’employeur n’est pas nécessaire. Rappelons en outre, que la Cour de cassation, dans un arrêt rendu le 24 novembre 1993 par la Chambre sociale N° de pourvoi 89-41331, a considéré qu’une photocopie d’un bulletin de salaire fourni par l’employeur avait la même validité qu’un original » puisque les textes n’avaient aucune exigence en ce sens. A ce sujet Les formes du bulletins de paie Ainsi, une photocopie d’un bulletin de paie peut tout à fait être envoyée par l’employeur si elle comporte toutes les indications légales. V Peut-on contester un bulletin de paie ? L’employé qui a reçu un bulletin de paie sans protestation peut, dans un délai de cinq ans, le contester. Si celui-ci constate une omission ou une erreur, il conserve son droit à réclamer un rappel de salaire. A savoir, qu’un employeur ne pourra jamais se prévaloir d’avoir fait signer le bulletin par l’employé afin de faire admettre qu’il a accepté les sommes inscrites. Le rappel de salaire doit suivre la procédure Prud’hommale habituelle en commençant par une phase amiable avant d’engager le contentieux. VI Que se passe-t-il en cas de non remise du bulletin de paie ? Le fait de méconnaître les dispositions du code du travail relatives au bulletin de paie est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la 3e classe. Le montant maximal de cette amende est de 450 euro. A savoir, qu’il s’agit d’une amende par infraction constatée. Antoine JUILLARD Master II en Droit des contentieux Comprendre et simuler son Bulletin de Paie Le haut de bulletin de paie Le corps de bulletin de paie Le pied de page du bulletin de paie Paye dématérialisée ce que l’on ne vous a pas dit Les formes du bulletins de paie 25 points de promotion du Bulletin de paie électronique Bulletin de salaire simulation MSA Décryptage du bulletin de paie